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Einleitung
In einer Dokumentenbibliothek können Ordner/Dateien erstellt/abgelegt werden. Der Aufbau ist des Windows Dateiexplorer ähnlich.
Direkt eine neue MS Office Datei erstellen
Aus einer Dokumentenbibliothek lassen sich direkt MS Office Dateien erstellen, welche dann im Browser zur Bearbeitung geöffnet werden.
Löschen von Daten
Werden Dateien oder ganze Ordner in einer Dokumentenbibliothek gelöscht, werden diese im Hintergrund noch bis zu 180 Tage aufbewahrt, wodurch sie in diesem Zeitraum noch wiederhergestellt werden können.
Im Windows Dateiexplorer öffnen
Wenn mehrere Dateien/Ordner kopiert/verschoben werden sollen, dann eignet sich die Anzeige der Dateien einer Dokumentenbibliothek besser im Windows Dateibrowser.
Auf Mit Explorer öffnen klicken.
Dadurch öffnet sich die Dokumentenbibliothek im Windows Dateiexplorer.
Dateien verwalten
Ordner erstellen
| Schritt | Beschreibung |
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| 1 | Auf der Startseite auf den Titel Dokumente klicken.
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| 2 | Nun bis zur gewünschten Ordnerstruktur navigieren und über Neu einen neuen Ordner erstellen.
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| 3 | Einen Namen für den Ordner vergeben und mit Erstellen bestätigen.
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Ordner umbenennen
| Schritt | Beschreibung |
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| 1 | Beim Ordner das Menü über die drei Punkte aufrufen, darauf nochmals auf die drei Punkte und dann auf Umbenennen klicken.
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| 2 | Nun kann der Ordner umbenannt werden.
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Dateien hochladen
| Schritt | Beschreibung |
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| 1 | Den Ordner öffnen, in welchen die Unterlagen abgelegt werden sollen. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten Unterlagen in diesem Ordner zu speichern. |
| 2 | Möglichkeit 1: Per Drag & Drop Die Unterlagen selektieren und per Drag & Drop auf den geöffneten Ordner im SharePoint ziehen. Es erscheint "Hier ablegen..." und es wird die Anzahl an Dokumenten angezeigt (in diesem Beispiel 3). Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Dokumente hochgeladen.
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| 3 | Möglichkeit 2: Über Hochladen Über Hochladen können ebenfalls Dateien hinzugefügt werden. Darauf öffnet sich der Dialog um die Dateien auszuwählen und dann mit OK hochzuladen.
Die Datei auswählen und mit OK bestätigen.
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| 4 | Möglichkeit 3: Mit Explorer öffnen Diese Möglichkeit ist nur mit Windows und dem Browser Internet Explorer möglich. Allfällige Sicherheitshinweise können mit "zulassen/weiter" bestätigt werden. Aus der Dokumentenbibliothek in das Register Bibliothek wechseln und auf Mit Explorer öffnen klicken. Darauf öffnet sich der Ordner im Windows Explorer, über welchen nun wie gehabt Dateien in diesen Ordner kopiert, verschoben, gelöscht werden können.
Ansicht im Windows Explorer
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| 5 | Sobald die Dateien hochgeladen sind, werden diese im Ordner mit einem grünen Stern angezeigt. Der grüne Stern bedeutet, dass es sich hier um eine neue Datei handelt.
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Dateien löschen
Grundlegend werden gelöschte Dateien zuerst in den SharePoint Papierkorb verschoben und können von einem Administrator innerhalb von 180 Tagen wiederhergestellt werden.
| Schritt | Beschreibung |
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| 1 | Die zu löschenden Dateien anhand des Häkchen (1) auswählen und dann über Mehr/Löschen (2) die Dateien löschen. Die darauffolgende Meldung mit OK bestätigen.
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Direkt eine neue MS Office Datei erstellen
Aus einer Dokumentenbibliothek lassen sich direkt MS Office Dateien erstellen, welche dann im Browser zur Bearbeitung geöffnet werden.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über Neu kann direkt eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei erstellt werden. Diese wird standardmässig im Browser geöffnet und bietet einen reduzierten Funktionsumfang im Vergleich zum lokalen MS Office. Für die meisten Fälle sind aber die Funktionen ausreichend.
Beispiel Word Online
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Versionierung
Die Dateien in einer Dokumentenbibliothek werden automatisch versioniert, d.h. sobald eine Datei gespeichert wird erstellt der SharePoint davon eine Version 2, dann eine Version 3 und so weiter.
Anbei ein Beispiel eines Versionsverlaufs einer Excel-Datei.
Dadurch wird ermöglicht, zu jeder Zeit wieder eine ältere Version anzuzeigen, wiederherzustellen oder zu löschen.
Dateien suchen
In jeder Dokumentenbibliothek kann nach einem Begriff gesucht werden, was die Suche in einer grossen Dokumentenbibliothek vereinfacht.
Suche nach einem Begriff
Über die kleine Box Datei suchen, kann nach einem Begriff gesucht werden.
In diesem Beispiel wird nach Mitteilungen gesucht, wodurch eine PDF-Datei gefunden wird.
Suche mit Wildcards
Das die Suche nicht nur nach Dateiname erfolgt, sondern auch der Inhalt der Dateien durchsucht wird, bestätigt die Suche mit Wildcards.
Hier wird mit Hilfe von Sternen * nach dem Begriff "Benach" gesucht, wodurch alle Dateien aufgelistet werden, welche im Dateinamen sowie auch im Inhalt den Begriff "Benach" enthalten.
