SP | HFW Leitfaden
- Roman Muchenberger
Einleitung
Unsere SharePoint Plattform für die HFW soll das bestehende Educanet ablösen.
Die aktuellen Klassen des 2. und 3. Studienjahres werden nicht auf die neue SharePoint Plattform aufgeschaltet, nur die Klassen des 1. Studienjahres und zukünftige Klassen arbeiten im SharePoint.
Aufbau HFW SharePoint
Einstieg SharePoint und Startseite HFW
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| 1 | Über https://myhkv.sharepoint.com wird unsere SharePoint Plattform aufgerufen. | |||||||||
| 2 | In der oberen Navigation ist der Bereich der HFW über Arbeitsraum\HFW zu finden.
Darauf wird die Startseite der HFW aufgerufen. | |||||||||
| 3 | Die Startseite HFW dient vor allem für die Anzeige allgemeiner Mitteilungen, welche für alle Studierenden der HFW relevant sind und ist wie folgt aufgebaut.
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Startseite eines Studienjahres HFW
| Schritt | Ansicht |
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| 1 | Oben befindet sich die Navigation zu den einzelnen Studienjahren und zur Startseite der HFW.
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| 2 | Auf der linken Seite sind die einzelnen Seiten des aktuellen Studienjahres aufgeführt. Die Funktion/der Inhalt der einzelnen Seiten wird weiter unten beschrieben.
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| 3 | In jedem Studienjahr gibt es die beiden Dokumentenbibliotheken HFW und HFW_BM. Diese Dokumentenbibliotheken sind für den Austausch der Unterrichtsunterlagen mit den Studierenden gedacht. Die Studierenden haben hier nur Lese-/Downloadrechte, können demnach hier keine Änderungen an den Dokumenten vornehmen. Auf die Dokumentenbibliothek HFW_BM haben nur die BM-Klassen Zugriff.
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| 4 | In jedem Studienjahr können Mitteilungen für alle Studierenden des aktiven Studienjahres erstellt werden und es sind Mitteilungen pro Klasse möglich (z.B. für Stundenplanänderungen).
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| 5 | Jede Klasse verfügt über ein eigenes Klassenforum. Hier sollten Fragen und Diskussionen von den Studierenden platziert werden können, daher ist es wichtig, dass diese Klassenforen auch administriert werden.
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| 6 | Termine Für erwähnenswerte Termine (Abgabetermine, Prüfungen, etc.) kann hier der Termin nochmals platziert werden. Links Wichtige externe Links können hier gesammelt werden. Administration Diese Dokumentenbibliothek ist für den Austausch zwischen dem Sekretariat EB und dem Fachleiter gedacht.
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Dokumentenbibliotheken HFW und HFW_BM
Ablage von Unterlagen
In den Dokumentenbibliotheken haben alle Dozierende Schreibrechte, hingegen die Studierenden nur Leserechte.
Ordnerstruktur
| Schritt | Ansicht |
|---|---|
| 1 | In der linken Navigation auf HFW oder HFW_BM klicken um die entsprechenden Dokumentenbibliothek zu öffnen.
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| 2 | Die oberste Ebene bilden die Fächer pro Studienjahr als eigener Ordner.
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| 3 | Innerhalb eines Faches sind jeweils die Dozierenden mit einem Ordner versehen. So hat jeder Dozierende seinen Ordner für die Unterrichtsunterlagen. Über die Struktur innerhalb des Dozierenden-Ordners ist der Dozierende verantwortlich. Anbei zwei Empfehlungen zum Aufbau der Ablage der Unterrichtsunterlagen:
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Neuen Ordner erstellen
| Schritt | Ansicht |
|---|---|
| 1 | Sobald man sich in seinem Dozierenden-Ordner befindet, kann über Neu ein neuer Ordner erstellt werden.
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| 2 | Dazu noch einen Namen vergeben und auf erstellen klicken.
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Dateien hochladen
| Schritt | Ansicht |
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| 1 | Den Ordner öffnen, in welchen die Unterlagen abgelegt werden sollen. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten Unterlagen in diesem Ordner zu speichern. |
| 2 | Möglichkeit 1: Per Drag & Drop Die Unterlagen selektieren und per Drag & Drop auf den geöffneten Ordner im SharePoint ziehen. Es erscheint "Hier ablegen..." und es wird die Anzahl an Dokumenten angezeigt (in diesem Beispiel 2). Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Dokumente hochgeladen.
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| 3 | Möglichkeit 2: Über Hochladen Über Hochladen können ebenfalls Dateien hinzugefügt werden. Darauf öffnet sich der Dialog um die Dateien auszuwählen und dann mit OK hochzuladen.
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| 4 | Möglichkeit 3: Mit Explorer öffnen Diese Möglichkeit ist nur mit Windows und dem Browser Internet Explorer möglich. Allfällige Sicherheitshinweise können mit "zulassen/weiter" bestätigt werden. Darauf öffnet sich der Ordner im Windows Explorer, über welchen nun wie gehabt Dateien in diesen Ordner kopiert, verschoben, gelöscht werden können.
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Dateien löschen
Grundlegend werden gelöschte Dateien zuerst in den SharePoint Papierkorb verschoben und können von einem Administrator innerhalb von 180 Tagen wiederhergestellt werden.
| Schritt | Ansicht |
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| 1 | Die zu löschenden Dateien anhand des Häkchen auswählen und dann über Mehr/Löschen die Dateien löschen. Die darauffolgende Meldung mit OK bestätigen.
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Direkt neues MS Office Dokument erstellen
Es lassen sich auch MS Office Dokumente direkt neu erstellen.
| Schritt | Ansicht |
|---|---|
| 1 | Über Neu kann direkt eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei erstellt werden. Diese wird standardmässig im Browser geöffnet und bietet einen reduzierten Funktionsumfang im Vergleich zum lokalen MS Office. Für die meisten Fälle sind aber die Funktionen ausreichend.
Beispiel Word Online  |
Versionierung der Dateien
Im SharePoint werden die Dateien automatisch versioniert, d.h. wird eine bestehende Datei bearbeitet und gespeichert, entsteht automatisch eine neue Version der Datei (z.B. von Version 1.0 auf Version 2.0).
Bei der Datei kann dann der Versionsverlauf eingesehen werden, in welchem sich auch sämtliche Versionen anzeigen oder wiederherstellen lassen.
Die Wiederherstellung einer älteren Version bewirkt eine neue Version aus der alten.
Mitteilungen erfassen
| Schritt | Ansicht |
|---|---|
| 1 | Als erstes ist zu überlegen, an wen richtet sich die Mitteilung.
Ist dieser Entscheid getroffen, kann über die entsprechende Mitteilungsbox auf Neue Ankündigung geklickt werden.
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| 2 |
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| 3 | Beispiel einer Mitteilung
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Benachrichtigungen
Auf jeder HFW Seite können Benachrichtigungen gesetzt werden.
Durch Benachrichtigungen wird der Benutzer über Aktualisierungen wie z.B. neue oder geänderte Dateien, neue Mitteilungen, neue Forumeinträge etc. automatisch per E-Mail informiert.
Somit kann die manuelle Erstellung von Info-E-Mails reduziert werden.
Benachrichtigungen Studierende
Die Benachrichtigungen für die Studierenden werden von einem Administrator gesetzt.
Aktuell sind die Benachrichtigungen in folgenden Bereichen vorgesehen:
- alle Mitteilungstypen (global, Studienjahr, Klasse)
- Klassenforum
Benachrichtigungen persönlich setzen
Hier am Beispiel bei den Mitteilungen HFW1.
| Schritt | Ansicht | |||||||||||||||||||||
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| 1 | Oben über das Register Liste auf Benachrichtigen\Benachrichtigung auf diese Liste festlegen klicken.
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Klassenforum
Forum verwalten
| Schritt | Ansicht | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Über die Startseite eines Studienjahres oder die linke Navigation können die Klassenforen aufgerufen werden. | ||||||||||||
| 2 | Anhand Neue Diskussion kann eine neue Frage/Diskussion erstellt werden.
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E-Mail an gesamte Klasse
Um eine E-Mail an eine gesamte Klasse zu senden, können die klassenspezifischen E-Mail Adressen genutzt werden.
| Studienjahr | Studienjahr E-Mail | Klassen E-Mails |
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