Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Unsere SharePoint Plattform für die HFW soll das bestehende Educanet ablösen.

Die aktuellen Klassen des 2. und 3. Studienjahres werden nicht auf die neue SharePoint Plattform aufgeschaltet, nur die Klassen des 1. Studienjahres und zukünftige Klassen arbeiten im SharePoint.

Aufbau HFW SharePoint

Einstieg SharePoint und Startseite HFW

Schritt

Ansicht

1

Über https://myhkv.sharepoint.com wird unsere SharePoint Plattform aufgerufen.

2

In der oberen Navigation ist der Bereich der HFW über Arbeitsraum\HFW zu finden.

Darauf wird die Startseite der HFW aufgerufen.

3

Die Startseite HFW dient vor allem für die Anzeige allgemeiner Mitteilungen, welche für alle Studierenden der HFW relevant sind und ist wie folgt aufgebaut.

Nr.	Bereich	Details
1	HFW	Navigation Startseite und in die einzelnen Bereiche pro Studienjahr.
2	Mitteilungen	Hier werden alle globalen Mitteilungen für sämtliche Studierende der HFW angezeigt.

Startseite eines Studienjahres HFW

Schritt	Ansicht
1	Oben befindet sich die Navigation zu den einzelnen Studienjahren und zur Startseite der HFW.
2	Auf der linken Seite sind die einzelnen Seiten des aktuellen Studienjahres aufgeführt. Die Funktion/der Inhalt der einzelnen Seiten wird weiter unten beschrieben.
3	In jedem Studienjahr gibt es die beiden Dokumentenbibliotheken HFW und HFW_BM. Diese Dokumentenbibliotheken sind für den Austausch der Unterrichtsunterlagen mit den Studierenden gedacht. Die Studierenden haben hier nur Lese-/Downloadrechte, können demnach hier keine Änderungen an den Dokumenten vornehmen. Auf die Dokumentenbibliothek HFW_BM haben nur die BM-Klassen Zugriff.
4	In jedem Studienjahr können Mitteilungen für alle Studierenden des aktiven Studienjahres erstellt werden und es sind Mitteilungen pro Klasse möglich (z.B. für Stundenplanänderungen). Mitteilungen HFW1, HFW2, HFW3 diese Mitteilungen können nur von Boris Rohr und von Barbara Schwab erstellt werden sind für Mitteilungen pro Studienjahr Mitteilungen K1B, K1BM, K1C, etc. diese Mitteilungen können alle Dozierenden erstellen sind für die Klassenmitteilungen
5	Jede Klasse verfügt über ein eigenes Klassenforum. Hier sollten Fragen und Diskussionen von den Studierenden platziert werden können, daher ist es wichtig, dass diese Klassenforen auch administriert werden.
6	Termine Für erwähnenswerte Termine (Abgabetermine, Prüfungen, etc.) kann hier der Termin nochmals platziert werden. Links Wichtige externe Links können hier gesammelt werden. Administration Diese Dokumentenbibliothek ist für den Austausch zwischen dem Sekretariat EB und dem Fachleiter gedacht.

Dokumentenbibliotheken HFW und HFW_BM

Ablage von Unterlagen

In den Dokumentenbibliotheken haben alle Dozierende Schreibrechte, hingegen die Studierenden nur Leserechte.

Ordnerstruktur

Schritt	Ansicht
1	In der linken Navigation auf HFW oder HFW_BM klicken um die entsprechenden Dokumentenbibliothek zu öffnen.
2	Die oberste Ebene bilden die Fächer pro Studienjahr als eigener Ordner.
3	Innerhalb eines Faches sind jeweils die Dozierenden mit einem Ordner versehen. So hat jeder Dozierende seinen Ordner für die Unterrichtsunterlagen. Über die Struktur innerhalb des Dozierenden-Ordners ist der Dozierende verantwortlich. Anbei zwei Empfehlungen zum Aufbau der Ablage der Unterrichtsunterlagen: nach Lektionen (zusammengefasst nach Tag) nach Kapitel

Neuen Ordner erstellen

Schritt	Ansicht
1	Sobald man sich in seinem Dozierenden-Ordner befindet, kann über Neu ein neuer Ordner erstellt werden.
2	Dazu noch einen Namen vergeben und auf erstellen klicken.

Dateien hochladen

Schritt	Ansicht
1	Den Ordner öffnen, in welchen die Unterlagen abgelegt werden sollen. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten Unterlagen in diesem Ordner zu speichern.
2	Möglichkeit 1: Per Drag & Drop Die Unterlagen selektieren und per Drag & Drop auf den geöffneten Ordner im SharePoint ziehen. Es erscheint "Hier ablegen..." und es wird die Anzahl an Dokumenten angezeigt (in diesem Beispiel 2). Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Dokumente hochgeladen.
3	Möglichkeit 2: Über Hochladen Über Hochladen können ebenfalls Dateien hinzugefügt werden. Darauf öffnet sich der Dialog um die Dateien auszuwählen und dann mit OK hochzuladen.
4	Möglichkeit 3: Mit Explorer öffnen Diese Möglichkeit ist nur mit Windows und dem Browser Internet Explorer möglich. Allfällige Sicherheitshinweise können mit "zulassen/weiter" bestätigt werden. Darauf öffnet sich der Ordner im Windows Explorer, über welchen nun wie gehabt Dateien in diesen Ordner kopiert, verschoben, gelöscht werden können.

Dateien löschen

Grundlegend werden gelöschte Dateien zuerst in den SharePoint Papierkorb verschoben und können von einem Administrator innerhalb von 180 Tagen wiederhergestellt werden.

Schritt	Ansicht
1	Die zu löschenden Dateien anhand des Häkchen auswählen und dann über Mehr/Löschen die Dateien löschen. Die darauffolgende Meldung mit OK bestätigen.

Direkt neues MS Office Dokument erstellen

Es lassen sich auch MS Office Dokumente direkt neu erstellen.

Schritt	Ansicht
1	Über Neu kann direkt eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei erstellt werden. Diese wird standardmässig im Browser geöffnet und bietet einen reduzierten Funktionsumfang im Vergleich zum lokalen MS Office. Für die meisten Fälle sind aber die Funktionen ausreichend. Beispiel Word Online

Versionierung der Dateien

Im SharePoint werden die Dateien automatisch versioniert, d.h. wird eine bestehende Datei bearbeitet und gespeichert, entsteht automatisch eine neue Version der Datei (z.B. von Version 1.0 auf Version 2.0).

Bei der Datei kann dann der Versionsverlauf eingesehen werden, in welchem sich auch sämtliche Versionen anzeigen oder wiederherstellen lassen.

Die Wiederherstellung einer älteren Version bewirkt eine neue Version aus der alten.

Mitteilungen erfassen

Schritt	Ansicht
1	Als erstes ist zu überlegen, an wen richtet sich die Mitteilung. an alle Studierende der HFW? an alle Studierende eines bestimmten Studienjahres? an alle Studierende einer Klasse? Ist dieser Entscheid getroffen, kann über die entsprechende Mitteilungsbox auf Neue Ankündigung geklickt werden.
2	Der Titel sollte aussagekräftig sein, da nur dieser angezeigt wird (s. unten im Beispiel) Details zur Mitteilung Hiermit wird die Dauer der Mitteilung gesteuert, bis sie nicht mehr angezeigt wird Es können zusätzlich noch Dateien angehängt werden Zuletzt auf Speichern
3	Beispiel einer Mitteilung

Benachrichtigungen

Auf jeder HFW Seite können Benachrichtigungen gesetzt werden.

Durch Benachrichtigungen wird der Benutzer über Aktualisierungen wie z.B. neue oder geänderte Dateien, neue Mitteilungen, neue Forumeinträge etc. automatisch per E-Mail informiert.

Somit kann die manuelle Erstellung von Info-E-Mails reduziert werden.

Benachrichtigungen Studierende

Die Benachrichtigungen für die Studierenden werden von einem Administrator gesetzt.

Aktuell sind die Benachrichtigungen in folgenden Bereichen vorgesehen:

alle Mitteilungstypen (global, Studienjahr, Klasse)
Klassenforum

Benachrichtigungen persönlich setzen

Hier am Beispiel bei den Mitteilungen HFW1.

Schritt

Ansicht

1

Oben über das Register Liste auf Benachrichtigen\Benachrichtigung auf diese Liste festlegen klicken.

2

Nr.	Aktion	Details
1	Benachrichtigungstitel	Wird vom SharePoint passend vorgeschlagen.
2	Benachrichtigungen senden an	Benachrichtigungen sind immer nur für sich selber zu setzen!
3	Zustellungsart	Hier muss zwingend die eigene hkvaarau E-Mail Adresse hinterlegt sein
4	Änderungstyp	Über welche Änderungen soll eine Benachrichtigung folgen. Empfehlung: Alle Änderungen
5	Benachrichtigungen versenden, wenn	Weitere Kriterien für die Art der Änderungen. Empfehlung: Beliebige Änderungen vorgenommen werden
6	Zeitpunkt	Soll sofort nach jeder Änderung eine Benachrichtigung folgen oder eine tägliche/wöchentliche Zusammenfassung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Empfehlung: Tägliche Zusammenfassung senden

Klassenforum

Forum verwalten

Schritt

Ansicht

1

Über die Startseite eines Studienjahres oder die linke Navigation können die Klassenforen aufgerufen werden.

2

Anhand Neue Diskussion kann eine neue Frage/Diskussion erstellt werden.

3

Nr.	Feld	Details
1	Betreff	Ansprechbarer Titel wählen
2	Textkörper	Inhalt der Frage oder der Diskussion.
3	Frage	Wird eine Antwort erwartet, kann der Beitrag als explizite Frage markiert werden.

E-Mail an gesamte Klasse

Um eine E-Mail an eine gesamte Klasse zu senden, können die klassenspezifischen E-Mail Adressen genutzt werden.

Studienjahr	Studienjahr E-Mail	Klassen E-Mails
1	hfw1@hkvaarau.ch	k1b@hkvaarau.ch
		k1bm@hkvaarau.ch
		k1c@hkvaarau.ch
2	hfw2@hkvaarau.ch	k2b@hkvaarau.ch
		k2bm@hkvaarau.ch
		k2c@hkvaarau.ch
3	hfw3@hkvaarau.ch	k3b@hkvaarau.ch
		k3bm@hkvaarau.ch
		k3c@hkvaarau.ch

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