Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.

Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.

Vorteile und Nachteile

Vorteile

Nachteile

bei einer neuen Reservation (Termin) können direkt auch die Teilnehmenden eingeladen werden, wonach die Doppelbuchung entfällt (Outlook und SharePoint)
Terminänderungen können schnell vorgenommen werden
- die Teilnehmenden werden direkt über den neuen Termin informiert und können zu-/absagen
die freien Räume werden direkt bei der Planung angezeigt, es ist keine aktive Suche mehr notwendig
keine Doppelbuchungen möglich (first come first serve)

neue Handhabung, daher Umgewöhnung

Verwaltung der Reservationen

Räume	Geräte
Zu-/Absage erfolgt automatisch vom System ist der Raum frei → erfolgt die Zusage ist der Raum bereits vergeben → erfolgt eine Absage mit dem Hinweis zum Terminkonflikt	Zu-/Absage werden von der IT verwaltet weil die Vergabe von Geräten auch immer auf die zeitnahe Rückgabe abhängig ist und das System die eigentlich Verfügbarkeit nicht kennt

Korrekte Zeitzone überprüfen

Wer mit Outlook Online arbeitet, muss die Zeitzone wie folgt überprüfen und gegeben falls anpassen.

Dies ist notwendig, da ansonsten die Reservationen zu falschen Zeit erfolgen.

Nr.	Beschreibung
1	Im SharePoint/Office 365 wie gehabt anmelden.
2	Auf das Kachelsymbol oben links klicken und Outlook aufrufen.
3	Darauf öffnet sich das Outlook Online, dort ist oben rechts auf das Zahnradsymbol zu klicken.
4	Eine Vorschau der Einstellungen öffnet sich und man klickt unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
5	Nun wechselt man in den Reiter Allgemein und überprüft die Aktuelle Zeitzone und passt sie gegebenenfalls auf UTC +01:00 an.

Reservation von Geräten oder Räumen

Beschreibung

1

Outlook Online öffnen.

2

Dort in den Kalender wechseln.

3

Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.

4

Einen Doppelklick auf einen Kalendertag oder direkt auf den gewünschten Tag ausführen.

5

Dadurch öffnet sich das folgende Fenster für die Termindetails.

Nr.	Feld	Beschreibung
1	Titel	Ein aussagekräftiger Titel ist wichtig, um den Inhalt der Reservation auf einen Blick zu erkennen.
2	Geräte/Personen	Hier wählen sie das entsprechende Gerät aus oder fügen sie Personen zum Termin hinzu. Sie können auch mehrere hinzufügen. Sobald Sie anfangen zu tippen, werden automatisch die entsprechenden Geräte/Personen aufgelistet und man kann sie hinzufügen.
3	Start	Wann beginnt die Reservation. Wenn man auf Benutzerdefiniert bei der Endzeit klickt, erscheint noch ein zweites Feld, wo man noch das Enddatum festlegen kann, falls es nicht am gleichen Tag ist wie das Startdatum.
4	Wiederholen	Dadurch kann die Reservation wiederholend z.B. jede Woche am Mittwoch von 15 bis 18 Uhr hinterlegt werden, also es kann ein Serientermin erstellt werden.
5	Raum	Hier kann man einen oder mehrere Räume reservieren. Die Raumreservation lässt sich auch mit den Gerätereservationen kombinieren.
6	Erinnerung	Ob und wann man zu dem Termin erinnert werden möchte.
7	Beschreibung	Weitere Details, wie z.B. Notizen kann man hier einfügen.
8	Planer	Hier sieht man direkt, ob die ausgewählten Geräte/Personen/Räume am gewünschten Datum verfügbar sind oder nicht.

6

Ist nun alles hinterlegt, muss die Reservation noch mit Speichern abgeschlossen werden.

7

Je nachdem, ob man Räume oder Geräte reserviert hat, wird man unterschiedlich benachrichtigt:

Räume
Es erfolgt eine Bestätigung per Mail der Reservation.

Geräte
Zuerst erhaltet man eine Mail, dass die Anfrage empfangen wurde, aber die Zusage noch aussteht. Dies weil die Geräte von der IT Verwaltet werden und nicht automatisch über das System.
Sobald die IT die Anfrage bearbeitet hat, wird eine E-Mail mit der Zusage gesendet.

Übersicht mehrere Räume

Eine Übersicht über die Räume/Geräte ist eigentlich hinfällig, da das System immer die freien Räume/Geräte anzeigt (wie oben beschrieben).

Sollte der Wunsch doch nach einer Übersicht über die Räume/Geräte vorhanden sein, ist dies wie folgt selbständig zu hinterlegen.

Kalenderansicht

Nr.	Beschreibung
1	Kalender im Outlook Online öffnen.
2	Einen Rechtsklick auf Meine Kalender ausführen, wodurch sich ein Kontextmenü öffnet, hier auf Neue Kalendergruppe klicken. Der Kalendergruppe einen Namen vergeben (z.B. Gruppenarbeitsräume für die Kalender der Gruppenarbeitsräume).
3	Nun einen Rechtsklick auf die erstellte Kalendergruppe ausführen und auf Kalender öffnen klicken.
4	Die ersten Buchstaben des Raumes/Gerätes eingeben, dann aus der Liste auswählen und mit öffnen bestätigen.
5	So können die Kalender pro Raum/Gerät in einer Kalendergruppe gesammelt werden.
6	Nun können die gewünschten Räume/Geräte links ausgewählt werden, womit die einzelnen Kalender farblich angezeigt werden.

Reservation stornieren

Wird ein Raum/Gerät nicht mehr benötigt, ist es wichtig, dass die Reservation abgesagt wird, damit die Ressource wieder für andere Buchungen freigegeben ist.

Schritt	Beschreibung
1	Einen Rechtsklick auf dem zu stornierenden Termin ausführen und im Kontextmenü auf Absagen klicken.
2	Beim nächsten Feld kann man noch eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer senden, dies ist jedoch nicht Pflicht. Danach mit Senden die Absage bestätigen.
3	Bei der Stornierung von Geräten, erfolgt die Verwaltung wieder seitens IT, wodurch die Ressourcen nicht sofort automatisch freigegeben sind.

Geräteliste

Stand 30 Aug 2024

Beamer	Drucker	Fotokamera	Notebook	Webcam
Beamer 1 Infocus Beamer 2 Infocus Beamer 3 Kurzdistanz Beamer 4 Epson	Drucker 1 Drucker 2 Drucker 3 Drucker 4 Drucker 5	keine mehr!	Notebook 1 Notebook 2 Notebook 3 Notebook 4 Notebook 5 Notebook 6 Notebook 7 Notebook 8 Notebook 9 Notebook 10 Notebook 11 Notebook 12 Notebook 13 Notebook 14	Webcam 1 Webcam 2 Webcam 3 Webcam 4 Webcam 5

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Reservationen Räume und Geräte (Outlook Online)