Teams | Besprechung mit externen Personen (Gäste)

Owned by Roman Muchenberger
Last updated: 01.04.2020
3 min read

 

Inhaltsverzeichnis

 

 

Einleitung

Über MS Teams lassen sich auch Audio-/Videokonferenzen mit externen Personen planen, hierfür genügt die Einladung an eine externe E-Mail Adresse (nicht hkvaarau.ch oder stud.hkvaarau.ch).

Wie das genaue Vorgehen und die Möglichkeiten aussehen, werden in dieser Dokumentation beschrieben.

Besprechungsanfrage über lokales Outlook 365

Hierfür muss die Microsoft Teams Desktop App auf dem PC installiert sein.

Beschreibung

Beschreibung

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Im Kalender am gewünschten Zeitpunkt einen Rechtsklick ausführen und auf "Neue Besprechungsanfrage" klicken.

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Nun den Besprechungstermin organisieren:

  1. Auf "An Teams-Besprechung teilnehmen" klicken (nur mit der Desktop-App verfügbar), darauf wird ein Besprechungslink generiert

  2. Titel

  3. Die erforderlichen Teilnehmer anhand ihrer externen E-Mail hinzufügen

  4. Startzeitpunkt

  5. Endzeitpunkt

  6. Es lassen sich noch Besprechungsoptionen einstellen

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Für die Besprechung können noch zwei Besprechungsoptionen gesetzt werden:

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Der Wartebereich ist ein virtueller Ort, an dem Teilnehmer warten, bis Sie zu Ihrer Besprechung zugelassen werden.

Wer kann präsentieren?

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Der folgende Punkt ist aus der Sicht einer eingeladenen externen Person.

Die Besprechungseinaldung kommt ungefähr wie folgt als E-Mail daher.

  1. Über diesen Link kann die externe Person an der Besprechung teilnehmen (der Organisator muss die externe Person dann noch bestätigen)

  2. Zusätzlich lässt sich der Termin in den persönlichen Kalender eintragen

Die externe Person kann dann selber entscheiden, ob er MS Teams direkt über den Browser ausführen möchte oder doch die Desktop App installieren will.

Als Browser für Audio-/Videokonferenzen werden Chrome oder Edge supportet, eine genaue Übersicht über die Browser ist über den unten stehenden Link zu finden.

Über den Browser (hier Chrome) muss die externe Person das Mikrofon/Kamera für Teams zulassen.

Darauf wird die Besprechung aufgebaut.

Die externe Person kann noch einen Namen eingeben und dann auf "Jetzt teilnehmen" klicken.

Nun muss die externe Person auf die Bestätigung des Organisators warten.

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Zurück zum Organisator - dieser nimmt auch über den Link aus dem Termin an der Audio/Videokonferenz teil.

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Nach erfolgter Teilnahme sieht der Organisator die eingeladene externe Person im Wartebereich (1) und muss diese noch zulassen.

Die externe Person ist mit dem Hacken neben dem Namen zu bestätigen (1).

Zudem können auch jetzt noch weitere Personen zur Besprechung eingeladen werden (2).

Nach erfolgter Bestätigung ist die externe Person in der Besprechung.

 

Bespechungsanfrage über Outlook Online

Beschreibung

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