Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Anhand der Outlook Erweiterung FindTime lassen sich Termine mit internen und externen Teilnehmenden einfach planen und finden.

Der Aufbau ist ähnlich Doodle, was wohl die meisten kennen und nutzen.

Durch die Integration in Outlook/Microsoft 365 bietet FindTime den Vorteil keine weitere Applikation nutzen zu müssen, greift direkt auf die Kalender der Teilnehmenden zu (intern) und sobald ein Termin gefunden wurde, erhalten direkt alle Teilnehmenden eine Termineinladung.

Einrichtung

Schritt	Beschreibung
1	Auf https://findtime.microsoft.com/ gehen und die Software installieren.
2	Danach mit dem persönlichen Office 365 Login anmelden.
3	Nach einer kurzen Wartezeit sollte FindTime auch schon installiert sein.
4	Um FindTime verwenden zu können, muss Outlook neu gestartet werden.

Anwendung

Info: Um mittels eines Terminvorschlages auf eine E-Mail-Nachricht zu antworten, direkt mit Schritt 3 dieser Anleitung beginnen.

Schritt

Beschreibung

1

Eine neue E-Mail schreiben.

2

Die erforderlichen Teilnehmer unter An hinzufügen, und die optionalen Teilnehmer unter CC hinzufügen und die E-Mail wie gewohnt verfassen.

3

Auf das FindTime Add-In klicken.

4

Danach öffnet sich rechts am Bildschirmrand ein Fenster mit diversen Optionen.

1	Dauer des Meetings
2	Zeiten ausserhalb der normalen Arbeitszeit werden automatisch als nicht verfügbar angezeigt (normalerweise Sonntag und Samstag)
3	Zeitzone einstellen
4	Monat wechseln
5	Woche wechseln
6	Nach Uhrzeit oder Verfügbarkeit sortieren
7	Legende zu den Verfügbarkeiten anzeigen
8	Uhrzeit
9	Verfügbarkeit der einzelnen Personen

Um nun verschiedene Terminvorschläge zu machen, den entsprechenden Tag auswählen und alle gewünschten Uhrzeiten anklicken. Sobald man alle Termine ausgewählt hat, auf Weiter klicken.

5

Nun erscheint ein weiteres Fenster.

1	Ort des Meetings
2	Festlegen, ob es sich um eine MS Teams-Besprechung handelt
3	Festlegen, ob man bei jeder Abstimmung durch die Teilnehmer benachrichtigt werden möchte
4	Sobald zu einem Termin alle erforderlichen Teilnehmer zugesagt haben, diesen automatisch im Kalender eintragen
5	Die ausgewählten Zeiten für die Besprechung im Kalender reservieren

Sobald man die gewünschten Optionen festgelegt hat, auf Zu E-Mail klicken.

6

Die E-Mail senden.

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