| Panel | ||||||||
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Einleitung
Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.
Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.
Vorteile und Nachteile
 Vorteile |  Nachteile |
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Korrekte Zeitzone überprüfen
Wer mit Outlook Online arbeitet, muss die Zeitzone wie folgt überprüfen und gegeben falls anpassen.
Dies ist notwendig, da ansonsten die Reservationen zu falschen Zeit erfolgen.
| Nr. | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Im SharePoint/Office 365 wie gehabt anmelden. |
| 2 | Auf das Kachelsymbol oben links klicken und Outlook aufrufen.
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| 3 | Darauf öffnet sich das Outlook Online, dort ist oben rechts auf das Zahnradsymbol zu klicken. |
| 4 | Die Einstellungen öffnen sich und unten rechts auf E-Mail klicken.
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| 5 | In den Optionen ist nun unter Allgemein\Region und Zeitzone die aktuelle Zeitzone zu überprüfen und gegeben falls auf UTC +01:00 anzupassen.
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Reservation eines Raumes (Einzeltermin)
| Nr. | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||||
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| 1 | Outlook Online öffnen. | ||||||||||||||||||||||||
| 2 | Dort in den Kalender wechseln.
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| 3 | Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.
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| 4 | Einen Doppelklick auf einen Kalendertag oder direkt auf den gewünschten Tag ausführen. | ||||||||||||||||||||||||
| 5 | Dadurch öffnet sich das folgende Fenster für die Termindetails.
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| 6 | Suche nach freien Räumen Sobald auf das Feld Ort/Raum geklickt wird, erscheint eine DropDown-Liste anhand welcher über Räume hinzufügen die Raumlisten aufgerufen werden.
Aktuell gibt es die beiden Raumlisten Gruppenarbeitsräume und Sitzungszimmer.
Wird z.B. die Raumliste Gruppenarbeitsräume selektiert, werden alle verfügbaren Räume zum gewählten Zeitpunkt angezeigt.
Nun kann einer oder es können direkt mehrere Räume selektiert werden. | ||||||||||||||||||||||||
| 7 | Nach der Selektion der Räume sind diese beim Ort eingefügt.
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| 8 | Ist nun alles hinterlegt, muss die Reservation noch mit Senden abgeschlossen werden.
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| 9 | Kurz darauf folgt die Bestätigung per E-Mail, dass die Reservation angenommen wurde.
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Reservation eines Gerätes
Einleitung
Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.
Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.
Vorteile und Nachteile
Vorteile Nachteile- bei einer neuen Reservation (Termin) können direkt auch die Teilnehmenden eingeladen werden, wonach die Doppelbuchung entfällt (Outlook und SharePoint)
- Terminänderungen können schnell vorgenommen werden
- die Teilnehmenden werden direkt über den neuen Termin informiert und können zu-/absagen
- die freien Räume werden direkt bei der Planung angezeigt, es ist keine aktive Suche mehr notwendig
- keine Doppelbuchungen möglich (first come first serve)
- neue Handhabung, daher Umgewöhnung
Korrekte Zeitzone überprüfen
Wer mit Outlook Online arbeitet, muss die Zeitzone wie folgt überprüfen und gegeben falls anpassen.
Dies ist notwendig, da ansonsten die Reservationen zu falschen Zeit erfolgen.
Auf das Kachelsymbol oben links klicken und Outlook aufrufen.
Darauf öffnet sich das Outlook Online, dort ist oben rechts auf das Zahnradsymbol zu klicken.
Die Einstellungen öffnen sich und unten rechts auf E-Mail klicken.
In den Optionen ist nun unter Allgemein\Region und Zeitzone die aktuelle Zeitzone zu überprüfen und gegeben falls auf UTC +01:00 anzupassen.
Reservation eines Raumes (Einzeltermin)
Dort in den Kalender wechseln.
Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.
Dadurch öffnet sich das folgende Fenster für die Termindetails.
| Nr. | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Titel | Ein aussagekräftiger Titel ist wichtig, um den Inhalt der Reservation auf einen Blick zu erkennen. |
| 2 | Ort/Raum | Hier wird der zu reservierende Raum selektiert. Es können auch mehrere Räume ausgewählt werden. Wie die Suche nach freien Räumen funktioniert, ist weiter unten beschrieben. |
| 3 | Start | Wann beginnt die Reservation. |
| 4 | Ende | Wann endet die Reservation. |
| 5 | Wiederholen | Dadurch kann die Reservation wiederholend z.B. jede Woche am Mittwoch von 15 bis 18 Uhr hinterlegt werden. Dies wird weiter unten beschrieben unter ... |
| 6 | Details | Weitere Details zur Reservation. |
| 7 | Person | Zur Reservation können z.B. weitere Lehrpersonen eingeladen werden. |
Suche nach freien Räumen
Sobald auf das Feld Ort/Raum geklickt wird, erscheint eine DropDown-Liste anhand welcher über Räume hinzufügen die Raumlisten aufgerufen werden.
Aktuell gibt es die beiden Raumlisten Gruppenarbeitsräume und Sitzungszimmer.
Wird z.B. die Raumliste Gruppenarbeitsräume selektiert, werden alle verfügbaren Räume zum gewählten Zeitpunkt angezeigt.
Nun kann einer oder es können direkt mehrere Räume selektiert werden.
Nach der Selektion der Räume sind diese beim Ort eingefügt.
Ist nun alles hinterlegt, muss die Reservation noch mit Senden abgeschlossen werden.
Kurz darauf folgt die Bestätigung per E-Mail, dass die Reservation angenommen wurde.
Reservation eines Gerätes
Reservation eines Raumes (Einzeltermin)
.Dort in den Kalender wechseln.
Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.
Dadurch öffnet sich das Terminfenster.
Gleichzeitige Buchung eines Raumes inkl. Geräten
Übersicht mehrere Räume
Reservation mit Serienterminen
Reservation stornieren| Nr. | Beschreibung | |||
|---|---|---|---|---|
| 1 | Schritte 1 bis 5 siehe oben unter Reservationen Räume und Geräte Reservation eines Raumes (Einzeltermin). | |||
| 2 | Im Unterschied sind Geräte über Personen zu buchen. | 3 | 4 | 5 |
Gleichzeitige Buchung eines Raumes inkl. Geräten
Übersicht mehrere Räume
Reservation mit Serienterminen
Reservation stornieren
Import der Daten aus dem SharePoint
Die Reservationen aus dem SharePoint wurden per 13.07.2018 übernommen und in die neuen Kalender importiert.
Bei diesen Terminen sind der Erfassende und eine allfällige Bemerkung in den Details des Termines gespeichert.
Dies um allfällige Rücksprachen mit dem Erfassenden zu ermöglichen.
| Panel | ||||||||
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Hier die ersten Buchstaben des Gerätes eingeben, z.B. Note für Notebook. Eine Liste der Gerätetypen ist unter Geräteliste zu finden. Darauf kann das Verzeichnis durchsucht werden
Dadurch werden alle Notebooks aufgelistet.
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| 3 | Die benötigten Geräte selektieren. |
| 4 | Sind alle Geräte zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar, wird dies bereits angezeigt.
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| 5 | Sollten die Geräte teilweis nicht verfügbar sein, ist dies ebenfalls ersichtlich.
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Gleichzeitige Buchung eines Raumes inkl. Geräten
Übersicht mehrere Räume
Reservation mit Serienterminen
Reservation stornieren
Geräteliste
Stand 23.07.2018
| Beamer | Drucker | Fotokamera | Notebook |
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Import der Daten aus dem SharePoint
Die Reservationen aus dem SharePoint wurden per 13.07.2018 übernommen und in die neuen Kalender importiert.
Bei diesen Terminen sind der Erfassende und eine allfällige Bemerkung in den Details des Termines gespeichert.
Dies um allfällige Rücksprachen mit dem Erfassenden zu ermöglichen.