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Einleitung
Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.
Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.
Vorteile und Nachteile
 Vorteile |  Nachteile |
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Verwaltung der Reservationen
| Räume | Geräte |
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Korrekte Zeitzone überprüfen
Wer mit Outlook Online arbeitet, muss die Zeitzone wie folgt überprüfen und gegeben falls anpassen.
Dies ist notwendig, da ansonsten die Reservationen zu falschen Zeit erfolgen.
| Nr. | Beschreibung |
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| 1 | Im SharePoint/Office 365 wie gehabt anmelden. |
| 2 | Auf das Kachelsymbol oben links klicken und Outlook aufrufen.
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| 3 | Darauf öffnet sich das Outlook Online, dort ist oben rechts auf das Zahnradsymbol zu klicken. |
| 4 | Die Eine Vorschau der Einstellungen öffnen öffnet sich und man klickt unten rechts auf E-Mail klicken Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
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| 5 | In den Optionen ist nun unter Allgemein\Region und Zeitzone die aktuelle Zeitzone zu überprüfen und gegeben falls Nun wechselt man in den Reiter Allgemein und überprüft die Aktuelle Zeitzone und passt sie gegebenenfalls auf UTC +01:00 anzupassen an.
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Reservation
eines Raumes (Einzeltermin)Nr.von Geräten oder Räumen
| Beschreibung | |||||||||||||||||||||||||
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| 1 | Outlook Online öffnen. | ||||||||||||||||||||||||
| 2 | Dort in den Kalender wechseln.
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| 3 | Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.
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| 4 | Einen Doppelklick auf einen Kalendertag oder direkt auf den gewünschten Tag ausführen. | ||||||||||||||||||||||||
| 5 | 8Dadurch öffnet sich das folgende Fenster für die Termindetails.
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| 6 | Suche nach freien Räumen Sobald auf das Feld Ort/Raum geklickt wird, erscheint eine DropDown-Liste anhand welcher über Räume hinzufügen die Raumlisten aufgerufen werden.
Aktuell gibt es die drei Raumlisten Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer und Spezial (für Aula).
Wird z.B. die Raumliste Gruppenarbeitsräume selektiert, werden alle verfügbaren Räume zum gewählten Zeitpunkt angezeigt.
Nun kann einer oder es können direkt mehrere Räume selektiert werden. | ||||||||||||||||||||||||
| 7 | Nach der Selektion der Räume sind diese beim Ort eingefügt.
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| 6 | Ist nun alles hinterlegt, muss die Reservation noch mit Senden abgeschlossen Speichern abgeschlossen werden.
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| 9 | Kurz darauf folgt die Bestätigung per E-Mail, dass die Reservation angenommen wurde.
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Reservation eines Gerätes (Einzeltermin)
| Nr. | Beschreibung | |||||||||
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| 1 | Schritte 1 bis 5 siehe oben unter Reservationen Räume und Geräte (Outlook Online)#Reservation eines Raumes (Einzeltermin). | 2 |
| Variante 1 | Variante 2 |
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 Hier die ersten Buchstaben des Gerätes eingeben, z.B. Note für Notebook. Eine Liste der Gerätetypen ist unter Geräteliste zu finden. Darauf kann das Verzeichnis durchsucht werden
Dadurch werden alle Notebooks aufgelistet.
Die benötigten Geräte selektieren. | In das Verzeichnis wechseln.
Nun links über die zwei "Pfeile" das Menü erweitern und auf All Equipments klicken. Darauf werden alle Geräte aufgelistet und können mit dem Pluszeichen zur Reservation hinzugefügt werden.
Alle selektierten Geräte werden oben unter Erforderliche Teilnehmer angezeigt und die Reservation kann über Speichern bestätigt werden.
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Sind alle Geräte zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar, wird dies bereits mit Frei angezeigt.
Sollten die Geräte teilweise nicht verfügbar (Gebucht) sein, ist dies ebenfalls ersichtlich.
Sind alle Geräte verfügbar, ist die Reservation mit Senden zu bestätigen.
Je nachdem, ob man Räume oder Geräte reserviert hat, wird man unterschiedlich benachrichtigt:
| Räume |
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Es erfolgt eine Bestätigung per Mail der Reservation.
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| Geräte |
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Zuerst erhaltet man eine Mail, dass die Anfrage empfangen wurde, aber die Zusage noch aussteht. Dies weil die Geräte von der IT |
Verwaltet werden und nicht automatisch über das System. |
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Sobald die IT die Anfrage bearbeitet hat, wird eine E-Mail mit der Zusage gesendet. |
Gleichzeitige Buchung eines Raumes inkl. Geräten
Dadurch lassen sich auch Räume und Geräte gleichzeitig buchen, dazu wie oben beschrieben vorgehen und kombinieren.
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Übersicht mehrere Räume
Eine Übersicht über die Räume/Geräte ist eigentlich hinfällig, da das System immer die freien Räume/Geräte anzeigt (wie oben beschrieben).
Sollte der Wunsch doch nach einer Übersicht über die Räume/Geräte vorhanden sein, ist dies wie folgt selbständig zu hinterlegen.
Kalenderansicht
| Nr. | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Kalender im Outlook Online öffnen. |
| 2 | Einen Rechtsklick auf Ihre Kalender Meine Kalender ausführen, wodurch sich ein Kontextmenü öffnet, hier auf Neue Kalendergruppe klicken.
Der Kalendergruppe einen Namen vergeben (z.B. Gruppenarbeitsräume für die Kalender der Gruppenarbeitsräume). |
| 3 | Nun einen Rechtsklick auf die erstellte Kalendergruppe ausführen und auf Kalender öffnen klicken.
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| 4 | Die ersten Buchstaben des Raumes/Gerätes eingeben, dann aus der Liste auswählen und mit öffnen bestätigen.
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| 5 | So können die Kalender pro Raum/Gerät in einer Kalendergruppe gesammelt werden.
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| 6 | Nun können die gewünschten Räume/Geräte links ausgewählt werden, womit die einzelnen Kalender farblich angezeigt werden.
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Reservation mit Serienterminen
Räume und Geräte können auch als Serientermine gebucht werden, hierzu sind Raum/Gerät wie oben bereits beschrieben zu selektieren.
Reservationen Räume und Geräte (Outlook Online)#Reservation eines Raumes (Einzeltermin)Reservation
eines Gerätes (Einzeltermin)Im Hauptfenster muss unten die Wiederholung hinterlegt werden.
Achtung: Serientermine sind mit Vorsicht zu geniessen, weil es muss nur ein einziger Terminkonflikt bestehen, wodurch die gesamte Serie abgelehnt wird.
Reservation stornieren
Wird ein Raum/Gerät nicht mehr benötigt, ist es wichtig, dass die Reservation abgesagt wird, damit die Ressource wieder für andere Buchungen freigegeben ist.
| Schritt | Beschreibung |
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| 1 | Einen Rechtsklick auf dem zu stornierenden Termin ausführen und im Kontextmenü auf Abbrechen\Absage jetzt senden Absagen klicken.
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| 2 | Beim nächsten Feld kann man noch eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer senden, dies ist jedoch nicht Pflicht. Danach mit Senden die Absage bestätigen.
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| 3 | Bei der Stornierung von Geräten, erfolgt die Verwaltung wieder seitens IT, wodurch die Ressourcen nicht sofort automatisch freigegeben sind. |
Geräteliste
Stand 23.07.2018
| Beamer | Drucker | Fotokamera | Notebook | Webcam | |
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| keine mehr! |
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