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Einleitung
Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.
Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.
Vorteile und Nachteile
Vorteile
Nachteile Vorteile |  Nachteile |
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Verwaltung der Reservationen
| Räume | Geräte |
|---|---|
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Korrekte Zeitzone überprüfen
Wer mit Outlook Online arbeitet, muss die Zeitzone wie folgt überprüfen und gegeben falls anpassen.
Dies ist notwendig, da ansonsten die Reservationen zu falschen Zeit erfolgen.
| Nr. | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Im SharePoint/Office 365 wie gehabt anmelden. |
| 2 | Auf das Kachelsymbol oben links klicken und Outlook aufrufen.
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| 3 | Darauf öffnet sich das Outlook Online, dort ist oben rechts auf das Zahnradsymbol zu klicken. |
| 4 |
Eine Vorschau der Einstellungen |
öffnet sich und man klickt unten |
auf |
Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. |
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| 5 |
Nun wechselt man in den Reiter Allgemein und überprüft die Aktuelle Zeitzone und passt sie gegebenenfalls auf UTC +01:00 |
an. |
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Reservation
eines Raumes (Einzeltermin)Nr.von Geräten oder Räumen
| Beschreibung | |
|---|---|
| 1 | Outlook Online öffnen. |
| 2 | Dort in den Kalender wechseln. |
| |
| 3 | Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten. |
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| 4 | Einen Doppelklick auf einen Kalendertag oder direkt auf den gewünschten Tag ausführen. |
| 5 | Dadurch öffnet sich das folgende Fenster für die Termindetails. |
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Hier wird der zu reservierende Raum selektiert. Es können auch mehrere Räume ausgewählt werden.
Wie die Suche nach freien Räumen funktioniert, ist weiter unten beschrieben
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Dies wird weiter unten beschrieben unter ...
Suche nach freien Räumen
Sobald auf das Feld Ort/Raum geklickt wird, erscheint eine DropDown-Liste anhand welcher über Räume hinzufügen die Raumlisten aufgerufen werden.
Aktuell gibt es die beiden Raumlisten Gruppenarbeitsräume und Sitzungszimmer.
Wird z.B. die Raumliste Gruppenarbeitsräume selektiert, werden alle verfügbaren Räume zum gewählten Zeitpunkt angezeigt.
Nun kann einer oder es können direkt mehrere Räume selektiert werden.
Nach der Selektion der Räume sind diese beim Ort eingefügt.
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| 6 | Ist nun alles hinterlegt, muss die Reservation noch mit |
Speichern abgeschlossen werden. |
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Kurz darauf folgt die Bestätigung per E-Mail, dass die Reservation angenommen wurde.
Reservation eines Gerätes
Im Unterschied sind Geräte über Personen zu buchen.
Gleichzeitige Buchung eines Raumes inkl. Geräten
Übersicht mehrere Räume
Reservation mit Serienterminen
Reservation stornieren
Import der Daten aus dem SharePoint
Die Reservationen aus dem SharePoint wurden per 13.07.2018 übernommen und in die neuen Kalender importiert.
Bei diesen Terminen sind der Erfassende und eine allfällige Bemerkung in den Details des Termines gespeichert.
Dies um allfällige Rücksprachen mit dem Erfassenden zu ermöglichen.
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Einleitung
Neu müssen die Gruppenarbeitsräume, Sitzungszimmer, Geräte über das Outlook gebucht werden.
Das Reservationssystem im SharePoint wurde eingestellt.
Vorteile und Nachteile
Vorteile Nachteile- bei einer neuen Reservation (Termin) können direkt auch die Teilnehmenden eingeladen werden, wonach die Doppelbuchung entfällt (Outlook und SharePoint)
- Terminänderungen können schnell vorgenommen werden
- die Teilnehmenden werden direkt über den neuen Termin informiert und können zu-/absagen
- die freien Räume werden direkt bei der Planung angezeigt, es ist keine aktive Suche mehr notwendig
- keine Doppelbuchungen möglich (first come first serve)
- neue Handhabung, daher Umgewöhnung
Korrekte Zeitzone überprüfen
Wer mit Outlook Online arbeitet, muss die Zeitzone wie folgt überprüfen und gegeben falls anpassen.
Dies ist notwendig, da ansonsten die Reservationen zu falschen Zeit erfolgen.| 7 | Je nachdem, ob man Räume oder Geräte reserviert hat, wird man unterschiedlich benachrichtigt:
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Übersicht mehrere Räume
Eine Übersicht über die Räume/Geräte ist eigentlich hinfällig, da das System immer die freien Räume/Geräte anzeigt (wie oben beschrieben).
Sollte der Wunsch doch nach einer Übersicht über die Räume/Geräte vorhanden sein, ist dies wie folgt selbständig zu hinterlegen.
Kalenderansicht
| Nr. | Beschreibung |
|---|---|
| 1 |
| Kalender im Outlook Online öffnen. |
| 2 |
Auf das Kachelsymbol oben links klicken und Outlook aufrufen.
Darauf öffnet sich das Outlook Online, dort ist oben rechts auf das Zahnradsymbol zu klicken.
Die Einstellungen öffnen sich und unten rechts auf E-Mail klicken.
In den Optionen ist nun unter Allgemein\Region und Zeitzone die aktuelle Zeitzone zu überprüfen und gegeben falls auf UTC +01:00 anzupassen.
Reservation eines Raumes (Einzeltermin)
Dort in den Kalender wechseln.
Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.
Dadurch öffnet sich das folgende Fenster für die Termindetails.
| Nr. | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Titel | Ein aussagekräftiger Titel ist wichtig, um den Inhalt der Reservation auf einen Blick zu erkennen. |
| 2 | Ort/Raum | Hier wird der zu reservierende Raum selektiert. Es können auch mehrere Räume ausgewählt werden. Wie die Suche nach freien Räumen funktioniert, ist weiter unten beschrieben. |
| 3 | Start | Wann beginnt die Reservation. |
| 4 | Ende | Wann endet die Reservation. |
| 5 | Wiederholen | Dadurch kann die Reservation wiederholend z.B. jede Woche am Mittwoch von 15 bis 18 Uhr hinterlegt werden. Dies wird weiter unten beschrieben unter ... |
| 6 | Details | Weitere Details zur Reservation. |
| 7 | Person | Zur Reservation können z.B. weitere Lehrpersonen eingeladen werden. |
Suche nach freien Räumen
Sobald auf das Feld Ort/Raum geklickt wird, erscheint eine DropDown-Liste anhand welcher über Räume hinzufügen die Raumlisten aufgerufen werden.
Aktuell gibt es die beiden Raumlisten Gruppenarbeitsräume und Sitzungszimmer.
Wird z.B. die Raumliste Gruppenarbeitsräume selektiert, werden alle verfügbaren Räume zum gewählten Zeitpunkt angezeigt.
Nun kann einer oder es können direkt mehrere Räume selektiert werden.
Nach der Selektion der Räume sind diese beim Ort eingefügt.
Ist nun alles hinterlegt, muss die Reservation noch mit Senden abgeschlossen werden.
Kurz darauf folgt die Bestätigung per E-Mail, dass die Reservation angenommen wurde.
Reservation eines Gerätes
Reservation eines Raumes (Einzeltermin)
.Dort in den Kalender wechseln.
Als Ansichten eigenen sich Woche und Monat am besten.
Dadurch öffnet sich das Terminfenster.
Gleichzeitige Buchung eines Raumes inkl. Geräten
Übersicht mehrere Räume
Reservation mit Serienterminen
Reservation stornieren
Import der Daten aus dem SharePoint
Die Reservationen aus dem SharePoint wurden per 13.07.2018 übernommen und in die neuen Kalender importiert.
Bei diesen Terminen sind der Erfassende und eine allfällige Bemerkung in den Details des Termines gespeichert.
Einen Rechtsklick auf Meine Kalender ausführen, wodurch sich ein Kontextmenü öffnet, hier auf Neue Kalendergruppe klicken.
Der Kalendergruppe einen Namen vergeben (z.B. Gruppenarbeitsräume für die Kalender der Gruppenarbeitsräume). | |
| 3 | Nun einen Rechtsklick auf die erstellte Kalendergruppe ausführen und auf Kalender öffnen klicken.
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| 4 | Die ersten Buchstaben des Raumes/Gerätes eingeben, dann aus der Liste auswählen und mit öffnen bestätigen.
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| 5 | So können die Kalender pro Raum/Gerät in einer Kalendergruppe gesammelt werden.
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| 6 | Nun können die gewünschten Räume/Geräte links ausgewählt werden, womit die einzelnen Kalender farblich angezeigt werden.
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Reservation stornieren
Wird ein Raum/Gerät nicht mehr benötigt, ist es wichtig, dass die Reservation abgesagt wird, damit die Ressource wieder für andere Buchungen freigegeben ist.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Einen Rechtsklick auf dem zu stornierenden Termin ausführen und im Kontextmenü auf Absagen klicken.
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| 2 | Beim nächsten Feld kann man noch eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer senden, dies ist jedoch nicht Pflicht. Danach mit Senden die Absage bestätigen.
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| 3 | Bei der Stornierung von Geräten, erfolgt die Verwaltung wieder seitens IT, wodurch die Ressourcen nicht sofort automatisch freigegeben sind. |
Geräteliste
Stand
| Beamer | Drucker | Fotokamera | Notebook | Webcam |
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| keine mehr! |
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