Zum Schulstart liefert der vorliegende Newsletter Updates über die Arbeiten rund um Tocco der vergangenen Monate, aktuelle Umsetzungen und gibt einen Ausblick auf anstehende Neuerungen.
Rückblick
QV 2024
Erstmalig wurde der QV Prozess mit Unterstützung von Tocco umgesetzt. Für einen reibungslosen Ablauf waren umfangreiche Vorarbeiten notwendig:
Abbildung der Prüfungs- und Notenstrukturen der einzelnen Ausbildungen (alte und neue BiVo)
Programmierung der Promotionsregeln
Programmierung der benötigten Notenausweise und Notenübersichten zur Überprüfung der Resultate
Definition der Abläufe (z.B. Import der Noten inklusive Sicherheits-Überprüfung)
Unzählige Testings und Probeläufe
Trotz grossem Mehraufwand aufgrund der Systemumstellung konnten die Termine eingehalten und die Zeugnisse und Diplome zeitgerecht übergeben werden.
Einen grossen Dank geht an alle Beteiligten, insbesondere an das QV-Sekretariats-Team, welches grossartigen Zusatz-Effort während dieser Zeit geleistet hat.
Schnittstellen
Es wurden weitere Schnittstellen umgesetzt oder sind in der finalen Phase:
S05 Schnittstelle Active Directory
Damit die aktiven Lernenden/Teilnehmenden im Tocco automatisiert ihr Microsoft Benutzerkonto erhalten, wurde eine eigene Schnittstelle entwickelt.
Dadurch wird die Verwaltung der über 4000 Lernenden/Teilnehmenden schlank gehalten.
S06 Schnittstelle MS Teams
Seitens BFS wird automatisch das entsprechende MS Teams pro Klasse erstellt.
Die Mitglieder (Lernende) und Eigentümer (Lehrpersonen) werden anhand der Anmeldungen/Buchungen im Tocco abgeglichen, damit zukünftige Mutationen (Klassenwechsel, Austritt, späterer Eintritt) auch automatisch in die jeweiligen MS Teams fliessen.
Zudem können Mitglieder/Eigentümer manuell hinzugefügt werden, diese Mutationen werden von der Schnittstelle nicht überschrieben. Dadurch erhalten wir eine hohe Flexibilität bei der Verwaltung der Teams.
Analog wird diese Schnittstelle auch in der Weiterbildung genutzt, dort weicht der Prozess etwas ab, indem das Sekretariat WB selber steuert, zu welchen Lehrgänge/Kurse ein MS Teams benötigen wird.
S08 Schnittstelle QV-Noten
Um alle relevanten QV-Noten an den Kanton zu übermitteln, wurde eine entsprechende Schnittstelle entwickelt. Für das QV2024 wurden mehrere tausend QV-Noten (Prüfungs-/Schlussnoten) übermittelt.
S11 Schnittstelle Stammklasse & Schultage
Dem Kanton sind zum einen die Stammklasse wie auch die Standard-Schultage (auf Halbtage) zu übermitteln.
Anhand der Stundenplandaten werden die Schultage im Tocco berechnet und beim Lehrvertrag hinterlegt.
Diese Daten werden wöchentlich aktualisiert und mit dem Kanton synchronisiert.
🆕 Was hat sich getan?
Untenstehend direkt die letzten Änderungen/Neuerungen.
Alle relevanten Änderungen/Neuerungen sind unter Tocco ersichtlich.
Inhalt
2024-08
Neue Report “Teilnehmende mit Foto”
Im Portal Home | HKV Aarau ist im Menüpunkt “Mailing- und Teilnehmerlisten” unter → Ausgabe der Report “Teilnehmer mit Foto” aufgeführt.
Dieser zeigt eine Adressliste der Klassen inklusive Foto, sofern ein Bild hinterlegt ist.
Noteneinsicht für Drittpersonen
Neu gibt es unter “Meine Menüpunkte” die Rubrik “Noteneinsicht für Drittpersonen” freigeschaltet:
Dadurch ist es den Lehr- und Klassenlehrpersonen möglich, Einsicht in die Noten der Fächer, die in ihrer Verantwortung liegen, zu haben.
Diverse Filter ermöglichen es, nach Person oder Veranstaltung zu suchen:
Ausblick
Neues Widget Teilnehmerpräsenz
Mit dem Tocco Release-Wechsel im Oktober 2024 wird auch das Widget für die Pflege Teilnehmerpräsenzen verbessert. Die Planung für die Umstellung sind angelaufen.
Ein erster Einblick in die Ansicht des neuen Widgets zeigt sich wie folgt:
Farbliche Visualisierung der offenen Teilnehmerpräsenzen
Mehrere Filtermöglichkeiten:
Termine
Personen (Teilnehmer)
nach Status der Teilnehmerpräsenzen
Migration aller Benutzer auf das neue Extranet
Bis anhin arbeiten die Dozierenden in der Weiterbildung noch mit dem alten Extranet.
Durch den geplanten Release-Wechsel wird das alte Extranet deaktiviert und allen Benutzer nur noch das neue Extranet zur Verfügung gestellt (inkl. Anmeldeprozess Kundenseitig).
Einführung Modul Evaluation
Im Herbst 2024 wird das Modul Evaluation eingeführt. Dadurch können die bei der Weiterbildung standardisierten Umfragen zu Lehrgängen und Dozenten künftig über Tocco abgewickelt werden. Bislang wurden die Umfragen über ein externes Dritt-System bzw. Forms durchgeführt. Mit der Einführung des neuen Moduls werden die Umfragen nun einheitlich in der Schuladministrationssoftware koordiniert.
In wie fern dieses Modul künftig auch in der Berufsfachschule eingesetzt werden kann, wird sich zeigen. Gut möglich, dass bsp. Schülerfeedbacks über das Modul durchgeführt werden.
🚀 Was ist in Planung?
